VPA: Der virtuelle persönliche Assistent

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Im September habe ich mich ja schon einmal mit dem Thema Micro-Outsourcing beschäftigt, das Mittelständlern und Kleinunternehmern ermöglicht, wertvolle Zeit zu gewinnen. Auch Selbständige haben die Möglichkeit, Arbeit nach Außen abzugeben: an einen virtuellen persönlichen Assistenten (VPA). Freelancer arbeiten nicht immer nur an spannenden Projekten und Aufgaben. Im Gegenteil: Es fallen immer wieder Routinearbeiten an. Je nach Tätigkeitsbereich zum Beispiel Internetrecherchen, Datenbankpflege oder der Versand von Newslettern. Dabei sind Selbständige oft auf sich allein gestellt. Zeit gehört zu ihren wichtigsten Ressourcen, Kosten zu sparen spielt eine große Rolle. Ein VPA, der regelmäßig anfallende ungeliebte oder zeitaufwändige Aufgaben erledigt, kann die Lösung sein, damit sich Freiberufler auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können.

Bekannt wurden die „outgesourcten Sekretäre“ vor allem durch den Bucherfolg „Die 4-Stunden Woche” von Timothy Ferriss (Ullstein Taschenbuch, ISBN-10: 3548372635). Der Autor beschreibt, wie man VPA nutzen kann, um mehr Zeit für die wichtigen Dinge im Leben zu haben. Da die Zusammenarbeit mit virtuellen persönlichen Assistenten vor allem über das Internet läuft, müssen die Aufgaben natürlich auch virtueller Natur sein. Kaffeekochen lässt sich leider nicht auslagern, einen Kaffeelieferservice könnte ein VPA allerdings beauftragen. Wer online recherchiert, findet mittlerweile zahlreiche Anbieter virtueller Assistenten. Zwei deutsche Unternehmen möchte ich Ihnen in einem kurzen Überblick vorstellen.

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Die Website bietet alle wichtigen Informationen für Interessenten auf einen Blick. Die VPA des Münchener Unternehmens arbeiten auf vier Kontinenten im Homeoffice. Kunden erhalten einen virtuellen Assistenten als festen Ansprechpartner, der fließend Deutsch spricht, einen Studienabschluss oder einschlägige Berufserfahrung hat, zu deutschen Arbeitszeiten verfügbar ist und einen Arbeitsplatz hat, der mit modernster IT ausgestattet ist. Kunden kaufen Pakete, deren Stundenpreise für die Aufgabengebiete Backoffice und Marketing zwischen 12,50 und 16,50 Euro plus Mehrwertsteuer liegen. Ist ein Stundenpaket aufgebraucht, kann ein neues Paket oder beliebig viele Einzelstunden hinzugebucht werden.

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Als eines der ersten Unternehmen in Deutschland hat strandschicht das Konzept populär gemacht, klassische Assistentendienste wie Recherchen, Reisebuchungen oder das Erstellen von Präsentationen anzubieten. Die rund 30 VPA arbeiten in Rumänien, Polen oder Bulgarien und kommunizieren mit ihren Kunden nur per Telefon, Skype oder E-Mail. Jeder Assistent verfügt laut Unternehmensangaben über sehr gute Deutsch- und in der Regel auch über Englischkenntnisse. Viele haben ein abge­schlossenes Studium. Die Stundenpreise liegen zwischen 7 und 15 Euro zuzüglich Mehrwertsteuer, je nach Anzahl der gebuchten Stunden. Dabei wird die jeweilige Mindeststundenzahl des gewählten Pakets in jedem Fall berechnet; ungenutzte Stunden lassen sich nicht in den nächsten Monat übertragen.

Möglichst reibungslose Zusammenarbeit

VPA bieten Selbständigen eine gute Möglichkeit, simple aber zeitraubende Arbeitsbereiche auszulagern und so mittelfristig Zeit und Geld zu sparen. Typische Arbeiten, die sich gut outsourcen lassen, sind zum Beispiel Korrekturen und Transkriptionen, Übersetzungen, Social Media Marketing, Buchhaltung, Reiseplanung oder die Telefonannahme. Zu Beginn ist allerdings eine gewisse Einarbeitungszeit zu erwarten, vor allem bei komplexeren Aufgaben. Damit die Zusammenarbeit möglichst reibungslos verläuft, habe ich noch ein paar Tipps für Sie:

  • Bearbeiten Sie die Aufgabe, die Sie abgeben möchten, einmal selbst und notieren Sie mögliche Rückfragen.
  • Dokumentieren Sie dabei die einzelnen Arbeitsschritte, um hinterher zu wissen, wie viel Zeit die Aufgabe ungefähr in Anspruch nimmt.
  • Formulieren Sie die Arbeitsanweisung in einer E-Mail so exakt wie möglich und fügen Sie ein Stundenlimit oder eine Deadline hinzu.
  • Bitten Sie Ihren VPA, Ihnen mitzuteilen, ob er die Aufgabe verstanden hat. Falls das nicht der Fall sein sollte, bitten Sie um Rückfragen.

Haben Sie bereits Erfahrungen mit einem der vorgestellten Anbieter gemacht oder können einen weiteren VPA-Service empfehlen? Dann freue ich mich auf Ihre Kommentare.

 


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Kommentare
2 Responses to “VPA: Der virtuelle persönliche Assistent”
  1. Marcos sagt:

    Perfekte Lösung für Kleinunternehmer! Gott sei Dank bringt die Technik doch auch gute Fortschritte.
    Viele Grüße,
    Marcos

  2. Inge sagt:

    Guter Artikel. Leider werden nur 2 Anbieter erwähnt.
    Hinsichtlich Preisen und Leistungen ist http://www.eAssistentin.de (günstiger Dienstleister)
    und http://www.ihre-assistentin.eu/pressestimmen.html zu ergänzen. Eure Inge

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