So geht Reisekostenabrechnung für Unternehmer!

Businessmann mit Kugelschreiber vor einer Akte und einem kleinen weißen Modellflugzeug seine Reisekostenabrechnung machend

Wer als Unternehmer beruflich viel unterwegs ist, muss seine Reisekosten professionell abrechnen, um sie steuerlich geltend zu machen.

Erste Arbeitsstätte und Auswärtstätigkeit

Natürlich dürfen Unternehmenslenker nur Ausgaben als Betriebsausgaben geltend machen, die durch eine berufliche Reisetätigkeit entstanden sind. Das heißt: Der Unternehmer muss außerhalb seiner Wohnung und seiner „ersten Arbeitsstätte“ tätig sein. Letzteres ist in der Regel die eigene Firma, kann aber auch eine Auslandsfiliale sein, in der ein Unternehmer regelmäßig arbeitet.

Reisekosten, die sich steuerlich geltend machen lassen, entstehen für das Finanzamt auf einer „Auswärtstätigkeit“.

Absetzbare Pauschbeträge

Für die Kosten von Fahrten, Übernachtungen und Verpflegung während einer Auswärtstätigkeit im Inland hat der Gesetzgeber Pauschalbeträge festgelegt. Im Inland gelten pro Tag folgende Beträge:

  • Bei einer eintägigen, auswärtigen Tätigkeit von mehr als acht Stunden, ohne Übernachtung: 12 Euro
  • Bei einer mehrtägigen auswärtigen Tätigkeit mit 24 Stunden Abwesenheit: 24 Euro
  • Für den Anreisetag bei einer mehrtätigen Dienstreise inklusive Übernachtung außerhalb der Wohnung: 12 Euro
  • Für den Abreisetag bei einer mehrtätigen Dienstreise mit Übernachtung außerhalb der Wohnung: 12 Euro

Bei einer mehrtägigen Dienstreise inklusive Übernachtung außerhalb der Wohnung werden für den An- und Abreisetag 12 Euro angesetzt. Dabei ist gleichgültig, wie viele Stunden der Unternehmer unterwegs ist.

Dauert die Auswärtstätigkeit nur einen Tag ohne Übernachtung, lässt sich die Pauschale für diesen An- und Abreisetag in Höhe von 12 Euro nur dann ansetzen, wenn die Reisezeit länger als acht Stunden betragen hat.

Kosten für die Übernachtung

Um die tatsächlich anfallenden Kosten für eine Übernachtung als Betriebsausgabe abzuziehen, weist sie der Unternehmer gegenüber dem Finanzamt mit Belegen nach. Für diese Kosten gilt der ermäßigte Steuersatz von sieben Prozent, die Vorsteuer lässt sich geltend machen.

Die Ausgaben für Frühstück, Mittag- und Abendessen sowie für Service-Pauschalen sind getrennt auszuweisen, da hier der reguläre Steuersatz von 19 Prozent gilt. Es genügt allerdings, sie als Sammelposten zusammen einzureichen.

Zu den Einzelposten der Service-Pauschale gehören

  • Bügeln und Reinigen von Kleidung
  • Transport von Gepäck
  • Kosten für E-Mail und Telefon
  • Kosten für den Transfer zwischen Hotel und Bahnhof oder Flughafen
  • Parkgebühren
  • Schuhputzservice

Die Service-Pauschale ist über die Einzelbelege voll absetzbar.
Urheber des Bildes: andreypopov / 123RF Standard-Bild


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